Inventarisatie

Inventarisatie (ook wel voorraadtelling genoemd) is het proces van het fysiek verifiëren van de items die je op voorraad hebt ten opzichte van wat je systeem zegt dat je zou moeten hebben. Inventarisaties in Beam doe je met een draagbare RFID-handscanner: je loopt door het gebied en de scanner telt getagde items in realtime. Zie RFID-scannen voor het instellen van de reader. Op deze pagina: Waarom inventariseren?, Een inventarisatie aanmaken, Een inventarisatie uitvoeren, Realtime voortgang en Resultaten bekijken.

Waarom inventariseren?

Met een inventarisatie kun je:

• Afwijkingen te vinden tussen verwachte en werkelijke voorraadniveaus.
• Ontbrekende, verkeerd geplaatste of overtollige items te identificeren.
• Je voorraadgegevens nauwkeurig en up-to-date te houden.
• Te voldoen aan compliance- en auditvereisten.

Een inventarisatie aanmaken

Om een nieuwe inventarisatie aan te maken:

1. Ga naar Tellingen in de app en klik op + Toevoegen.
2. Vul op Basisinformatie de naam van de inventarisatie, de geplande datum en eventueel een beschrijving in. Klik op Doorgaan.
3. Kies op Selecteer bereik wat er geteld moet worden: Alle items, Per categorie of Specifieke items (max 300). Klik op Doorgaan of Telling aanmaken.
4. Bij Per categorie: selecteer de gewenste categorieën en subcategorieën en klik op Telling aanmaken. Bij Specifieke items: voeg items toe via + Item toevoegen en het zijpaneel, daarna Telling aanmaken.
5. De nieuwe inventarisatie wordt aangemaakt en verschijnt in de lijst. Locatiegebaseerde inventarisaties worden momenteel niet ondersteund.

Een inventarisatie uitvoeren

Zodra een inventarisatie is aangemaakt, open je deze om te beginnen met tellen. Gebruik een draagbare RFID-handscanner om te tellen:

1. Op het inventarisatiescherm kun je beginnen met scannen met de handscanner.
2. Loop met de handscanner door het te tellen gebied; deze leest RFID-tags terwijl je passeert.
3. Items worden automatisch gedetecteerd en in realtime vergeleken met de verwachte lijst.
4. De telling wordt live bijgewerkt terwijl tags worden gelezen, waardoor de voortgang direct zichtbaar is.

Realtime voortgang

Terwijl een inventarisatie bezig is, toont Beam realtime statistieken om je te helpen de voortgang van de telling bij te houden:

• Verwacht aantal Het aantal dat je systeem verwacht te vinden.
• Werkelijk aantal Het aantal dat tot nu toe is geteld.
• Nauwkeurigheidspercentage Hoe nauwkeurig de werkelijke telling overeenkomt met de verwachte telling.
• Afwijking Het verschil tussen verwachte en werkelijke aantallen, gemarkeerd wanneer significant.

Resultaten bekijken

Je kunt de resultaten op elk moment bekijken. In de Tellingen-lijst zie je per inventarisatie de voortgang, geteld vs. verwacht en nauwkeurigheid. Open een telling voor het totaal en een overzicht per categorie; open een categorie voor subcategorieën, daarna een subcategorie voor de losse items en filters op resultaatstatus.

Resultaatstatus van items (in de telling zichtbaar als filters):

• OK De werkelijke telling komt overeen met de verwachte telling.
• Extra Er zijn meer items gevonden dan verwacht (overschot).
• Miss Verwachte items die niet of minder zijn gevonden (tekort).

In de itemlijst staat per regel geteld/verwacht (bijv. 2/2). Een groen vinkje (✓) betekent OK; rood (bijv. 1/2) betekent tekort of niet geteld. Afwijkingen worden gemarkeerd zodat je je snel kunt richten op de items die aandacht nodig hebben. Bekijk de resultaten voordat je de telling afsluit met het groene vinkje.

Een inventarisatie afronden

Wanneer je tevreden bent met de telresultaten:

1. Bekijk alle resultaten en onderzoek eventuele significante afwijkingen.
2. Los afwijkingen op door tellingen te bevestigen of aan te passen waar nodig.
3. Tik op het groene vinkje en bevestig in het dialoogvenster Telling afsluiten met Afsluiten om de inventarisatie af te ronden.
4. Resultaten worden permanent opgeslagen voor toekomstige referentie en audittrails.
5. Voorraadtellingen kunnen automatisch worden bijgewerkt op basis van je configuratie.

Inventarisatiestatussen

Elke inventarisatie doorloopt een levenscyclus die wordt weergegeven door de status: