Artikel 1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Beam Tracking B.V. (hierna: "Beam"), gevestigd aan de Jacob van Lennepkade 340H, 1053 NJ Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 70873429.
Beam is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@beamtracking.com.
Artikel 2. Toepassingsgebied
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van:
- het gebruik van de website www.beamtracking.com en beamtracking.app;
- het gebruik van het Beam Platform (de SaaS-applicatie voor voorraadbeheer);
- het gebruik van de Beam mobiele applicaties voor iOS en Android;
- het gebruik van door Beam geleverde hardware, waaronder RFID-scanners, barcodescanners en gerelateerde apparatuur;
- communicatie met Beam, waaronder contactformulieren, e-mail en telefonisch contact;
- het aanvragen van demo's, offertes en het sluiten van overeenkomsten.
Artikel 3. Welke persoonsgegevens verwerken wij
3.1 Accountgegevens
Bij het aanmaken van een account op het Beam Platform verwerken wij: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie en inloggegevens (versleuteld wachtwoord).
3.2 Gebruiksgegevens
Bij het gebruik van het Beam Platform en de bijbehorende applicaties verwerken wij: logbestanden, IP-adressen, apparaat- en browsergegevens, tijdstippen van inloggen, uitgevoerde handelingen binnen het platform en scanactiviteiten (RFID en barcode).
3.3 Communicatiegegevens
Wanneer u contact met ons opneemt verwerken wij: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de inhoud van uw bericht.
3.4 Websitegegevens
Bij het bezoeken van onze website verwerken wij: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, verwijzende URL, bezochte pagina's, klikgedrag en de duur van het bezoek.
3.5 Gegevens in het kader van de overeenkomst
Voor het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten verwerken wij: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer en betaalgegevens.
Artikel 4. Doeleinden en grondslagen van de verwerking
Beam verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:
4.1 Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)
- het aanmaken en beheren van uw account;
- het leveren van het Beam Platform, de mobiele applicaties en de bijbehorende hardware;
- het verwerken van scan- en voorraadgegevens ten behoeve van uw voorraadbeheer;
- het koppelen met uw ERP- of WMS-systeem via de Beam API;
- het bieden van klantenservice en technische ondersteuning;
- facturering en financieel beheer.
4.2 Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)
- het verbeteren en optimaliseren van het Beam Platform en onze dienstverlening;
- het analyseren van gebruiksgedrag ten behoeve van productontwikkeling;
- het waarborgen van de beveiliging en integriteit van het Beam Platform;
- het voorkomen van fraude en misbruik;
- het versturen van serviceberichten met betrekking tot uw account of het platform.
4.3 Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)
- het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën;
- het versturen van nieuwsbrieven en commerciële communicatie.
4.4 Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)
- het voldoen aan fiscale en boekhoudkundige verplichtingen;
- het voldoen aan verzoeken van bevoegde autoriteiten.
Artikel 5. Beam als verwerker
Wanneer u als klant het Beam Platform gebruikt voor uw voorraadbeheer, slaat u mogelijk persoonsgegevens op in het platform (bijvoorbeeld namen van medewerkers gekoppeld aan voorraadhandelingen). In dat geval bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Beam op als verwerker in de zin van de AVG.
De afspraken over deze verwerking worden vastgelegd in een separate verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 3 lid 4 van de Algemene Voorwaarden van Beam.
Artikel 6. Bewaartermijnen
Beam bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. De volgende bewaartermijnen worden gehanteerd:
- Accountgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot één (1) dag na beëindiging, tenzij schriftelijk anders overeengekomen, conform artikel 10 lid 4 van de Algemene Voorwaarden.
- Facturatie- en financiële gegevens: zeven (7) jaar na het boekjaar waarin de gegevens zijn ontstaan, conform de fiscale bewaarplicht.
- Communicatiegegevens: twee (2) jaar na het laatste contactmoment, tenzij deze onderdeel uitmaken van een overeenkomst.
- Websitegegevens en cookies: conform de bewaartermijnen zoals beschreven in artikel 9 van deze privacyverklaring.
- Gebruiksgegevens en logbestanden: maximaal twaalf (12) maanden, tenzij langer noodzakelijk voor beveiligingsonderzoek.
Artikel 7. Ontvangers van persoonsgegevens
Beam deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de in artikel 4 genoemde doeleinden. Beam maakt gebruik van de volgende categorieën van ontvangers:
- Hostingproviders: voor de opslag en verwerking van gegevens binnen het Beam Platform. Beam maakt gebruik van servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
- Betaaldienstverleners: voor het verwerken van betalingen en automatische incasso's.
- Analytische dienstverleners: voor het analyseren van websitebezoek en platformgebruik.
- ERP- en WMS-leveranciers: uitsluitend indien u gebruikmaakt van de Beam API-koppeling met uw eigen systemen. De gegevensuitwisseling vindt dan plaats in opdracht van en onder verantwoordelijkheid van u als klant.
- Overheidsinstanties: indien Beam hiertoe wettelijk verplicht is.
Beam verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.
Artikel 8. Doorgifte buiten de EER
Beam streeft ernaar uw persoonsgegevens uitsluitend te verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien doorgifte naar een land buiten de EER noodzakelijk is, zorgt Beam ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, zoals het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit.
Artikel 10. Beveiliging
Beam neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onrechtmatige verwerking en onbevoegde toegang. Deze maatregelen omvatten onder meer:
- versleutelde verbindingen (TLS) voor alle gegevensoverdracht;
- versleutelde opslag van wachtwoorden en gevoelige gegevens;
- toegangscontrole op basis van het need-to-know-beginsel;
- regelmatige back-ups van alle platformgegevens;
- monitoring van het Beam Platform op ongeautoriseerde toegang;
- bewustwordingstraining voor medewerkers van Beam.
Artikel 11. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens Beam van u verwerkt.
- Recht op rectificatie: u kunt verzoeken onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw persoonsgegevens te laten verwijderen, voor zover Beam niet verplicht is deze te bewaren.
- Recht op beperking van de verwerking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
- Recht op dataportabiliteit: u kunt verzoeken uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
- Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van Beam.
- Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.
U kunt uw verzoek indienen via info@beamtracking.com. Beam reageert uiterlijk binnen één (1) maand op uw verzoek. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover u tijdig wordt geïnformeerd.
Indien u van mening bent dat Beam uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Artikel 12. Mobiele applicaties
De Beam mobiele applicaties voor iOS en Android verwerken gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de app, waaronder cameratoegang (voor het scannen van barcodes en QR-codes), Bluetooth-toegang (voor verbinding met RFID-hardware en barcodescanners) en netwerkgegevens (voor synchronisatie met het Beam Platform).
Toegang tot apparaatfuncties wordt uitsluitend gevraagd wanneer deze noodzakelijk is voor de functionaliteit van de app. U kunt deze toestemmingen te allen tijde intrekken via de instellingen van uw apparaat.
Artikel 13. Wijzigingen van deze privacyverklaring
Beam kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Wijzigingen worden tenminste dertig dagen voor inwerkingtreding aangekondigd via de Beam nieuwsbrief per e-mail en gepubliceerd op de website. De meest actuele versie is te allen tijde beschikbaar op www.beamtracking.com.
Artikel 14. Contactgegevens
Voor vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met:
Beam Tracking B.V.
Jacob van Lennepkade 340H
1053 NJ Amsterdam
E-mail: info@beamtracking.com