Beam kan direct PDF-documenten genereren vanuit een order. Deze documenten gebruiken het logo en de geconfigureerde sjablonen van je organisatie, en kunnen worden afgedrukt, gedownload of digitaal gedeeld.
Beschikbare documenttypen
| Document | Beschrijving | Typisch gebruik |
|---|---|---|
| Leveringsnota | Een lijst van items in de order met hoeveelheden. | Meesturen met een zending naar de klant als leveringsbewijs. |
| Factuur | Een formele factuur met itemprijzen en ordertotalen. | Een klant factureren voor een uitgaande of verhuurorder. |
| Palletlijst | Items georganiseerd per pallet, met welke items op welke pallet staan. | Gebruik bij het verzenden van gepalletiseerde goederen voor ontvangstcontrole. |
| Orderlijst | Een volledig overzicht van alle items en hoeveelheden in de order. | Interne referentie voor magazijnmedewerkers tijdens het picken. |
📝
Niet alle documenttypen zijn beschikbaar voor elk ordertype. Leveringsnota's en facturen gelden voornamelijk voor uitgaande en verhuurorders. Palletlijsten zijn alleen beschikbaar als palletisering is ingeschakeld voor je organisatie.
Een document genereren
Om een document te genereren vanuit een order:
- Open de order.
- Klik op de document- of afdrukknop (het printerichogram of het documentmenu, afhankelijk van je lay-out).
- Selecteer het documenttype dat je wilt genereren.
- De PDF wordt gegenereerd en geopend in een voorvertoning.
- Vanuit de voorvertoning kun je het document direct afdrukken, downloaden als PDF-bestand, of delen via e-mail of een andere app.
Wat staat er in elk document
Leveringsnota
- Naam, logo en adres van je organisatie.
- Ordernaam, referentienummer en datum.
- Klantnaam en afleveradres.
- Tabel met items: itemnaam, bestelde hoeveelheid, geleverde hoeveelheid.
- Notities of speciale instructies die aan de order zijn toegevoegd.
- Handtekeningblok voor leveringsbevestiging (indien geconfigureerd).
Factuur
- Naam, logo en adres van je organisatie.
- Factuurnummer en datum.
- Klantnaam en factuuradres.
- Regelitems met stukprijs, hoeveelheid en regeltotaal.
- Subtotaal, btw en eindtotaal.
- Betalingsvoorwaarden en notities (indien geconfigureerd).
Palletlijst
- Orderreferentie en datum.
- Elke pallet apart weergegeven met pallatnummer.
- Items en hoeveelheden toegewezen aan elke pallet.
- Totaal aantal items per pallet en voor de gehele order.
Orderlijst
- Ordernaam, type en status.
- Alle orderregels met itemnamen, vereiste hoeveelheden en gepickte hoeveelheden.
- Afgeschreven hoeveelheden waar van toepassing.
- Samenvatting van de totale ordervoortgang.
Afdrukken en delen
Documenten kunnen na het genereren op meerdere manieren worden verwerkt:
- Afdrukken. Direct naar een verbonden printer sturen vanuit de PDF-voorvertoning.
- Downloaden. Het PDF-bestand opslaan op je apparaat.
- Delen. Verzenden via e-mail, WhatsApp of elke deelmethode die je apparaat ondersteunt. Handig voor het ter plekke sturen van een leveringsbevestiging naar een klant.
Documentsjablonen aanpassen
Documentsjablonen bepalen de lay-out, het logo en de inhoud van gegenereerde PDF's. Sjablonen worden per organisatie geconfigureerd in de sectie Instellingen.
- Upload het logo van je organisatie zodat het op alle documenten verschijnt.
- Stel het adres en de contactgegevens van je organisatie in.
- Configureer betalingsvoorwaarden en voettekst voor facturen.
- Schakel het handtekeningblok op leveringsnota's in of uit.
ℹ️
Sjabloonconfiguratie vereist beheerdersrechten. Neem contact op met je Beam-beheerder als je de documentsjablonen wilt bijwerken.