Items vormen de kern van Beam. Een item vertegenwoordigt elk fysiek product, goed of bedrijfsmiddel dat je wilt bijhouden in je voorraad. Deze handleiding behandelt hoe je met items werkt op Beam Classic, van het bladeren door de itemlijst tot het aanmaken, bewerken en archiveren van items.
Itemlijst pagina
De Items-pagina is de standaard startpagina van de app. Het toont een tabel met al je voorraadartikelen met een set krachtige tools om je gegevens te vinden en te organiseren:
- Zoekbalk Typ een of meer zoektermen om items te filteren. Elke term verschijnt als een verwijderbaar label. De zoekopdracht doorzoekt itemnamen, artikelcodes en andere geconfigureerde velden. Je kunt meerdere zoektermen toevoegen om resultaten te verfijnen.
- Kolomfilters Klik op het filterpictogram om filterdropdowns te openen voor elke filterbare kolom. Selecteer een of meer waarden om op te filteren (bijvoorbeeld filteren op een specifieke categorie of status).
- Zichtbare kolommen Klik op het instellingenpictogram om specifieke kolommen in de tabel te tonen of te verbergen. Je voorkeuren worden opgeslagen tussen sessies.
- Sortering Klik op een kolomkop om de tabel op die kolom te sorteren (oplopend of aflopend).
- Import/Export Op desktop verschijnen import- en exportknoppen in de tabelkop voor bulkgegevensbewerkingen.
- Toevoegknop Klik op de toevoegknop (+) om een nieuw item aan te maken.
- Rijmenu Klik op het drie-puntjesmenu (⋮) op een rij om een PDF voor dat item te openen (als je beheerder item-PDF-sjablonen heeft ingesteld).
Een item aanmaken
Om een nieuw item aan je voorraad toe te voegen:
- Klik op de Items-pagina op de toevoegknop (+).
- Vul de itemvelden in. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de configuratie van je organisatie, maar bevatten doorgaans:
- Klik op Opslaan om het item aan te maken.
- Je wordt doorgestuurd naar de itemdetailpagina.
Veelvoorkomende itemvelden zijn:
- Naam (verplicht) De naam van het item. Als er geen apart item-ID wordt opgegeven, wordt de naam als identifier gebruikt.
- Artikelcode Een code of SKU voor het item.
- Categorie en Subcategorie Classificatievelden voor het organiseren van je voorraad.
- Soort, Geslacht, Cultivar Botanische classificatievelden (veelgebruikt in de tuinbouw).
- Maat De maat of afmeting van het item.
- Jaar en Seizoen Tijdgebonden classificatievelden.
- Klant Koppel het item aan een specifieke klant.
- Aangepaste velden Extra velden zoals geconfigureerd door je organisatie.
Item detailpagina
Wanneer je een item opent, zie je een detailpagina met meerdere tabbladen. De beschikbare tabbladen zijn afhankelijk van de configuratie van je organisatie:
Info tab
Het Info-tabblad biedt een overzicht van het item, inclusief belangrijke details weergegeven in een samenvatting, grafieken die tonen hoe voorraad verdeeld is over locaties, en attribuutoverzichten.
Update tab
Het Update-tabblad stelt je in staat om de velden van het item te bewerken. Breng je wijzigingen aan en klik op Opslaan om ze toe te passen.
Aantallen tab
Het Aantallen-tabblad toont de hoeveelheden van het item over alle locaties, inclusief het totale voorraadaantal, hoeveelheden per locatie (met locatienaam, aantal en containerdetails), en individuele EPC/RFID-tags als het item UID-tracking gebruikt.
Verplaats tab
Het Verplaats-tabblad toont een visueel locatieraster. Vanaf hier kun je zien waar het item momenteel is opgeslagen, een bron- en bestemmingslocatie selecteren, de te verplaatsen hoeveelheid kiezen en op Opslaan klikken om de verplaatsing uit te voeren.
Order tab
Het Order-tabblad toont alle orders die dit item bevatten. Een badge op het tabblad toont het aantal actieve orders. Klik op een order om naar de detailpagina te navigeren.
Taak tab
Het Taak-tabblad toont alle taken die aan dit item gekoppeld zijn. Een badge toont het aantal openstaande taken. Je kunt nieuwe taken voor dit item direct vanuit dit tabblad aanmaken.
Geschiedenis tab
Het Geschiedenis-tabblad toont een volledige audit trail van alle wijzigingen aan dit item, inclusief wanneer wijzigingen zijn gedaan, wat er is gewijzigd (oude waarden versus nieuwe waarden), wie de wijziging heeft gedaan, en gerelateerde orders of transacties.
Actie tab
Het Actie-tabblad toont aangepaste workflowacties die zijn uitgevoerd op of gerelateerd zijn aan dit item.
Inspectie tab
Het Inspectie-tabblad stelt beheerders in staat om kwaliteitsinspecties voor het item aan te maken en te bekijken, inclusief meetwaarden, foto's en opvolgdata.
Documenten tab
Het Documenten-tabblad toont bestanden en documenten die aan het item zijn gekoppeld. Je kunt nieuwe bestanden uploaden of bestaande bijlagen bekijken.
UID tab
Het UID-tabblad (indien ingeschakeld) stelt je in staat om unieke identificatiecodes (UIDs) die aan dit item gekoppeld zijn te scannen en te beheren, zoals RFID EPC-tags.
Items archiveren
Items kunnen worden gearchiveerd wanneer ze niet meer actief zijn (bijvoorbeeld wanneer de voorraad nul bereikt). Gearchiveerde items worden verborgen in de standaard itemlijstweergave maar worden niet verwijderd ze kunnen nog steeds worden gevonden met filters of zoekopdrachten. Archivering kan automatisch plaatsvinden op basis van de configuratie van je organisatie.
Aangepaste velden
Je organisatie kan aangepaste velden voor items configureren om extra gegevens vast te leggen die specifiek zijn voor je bedrijfsbehoeften. De volgende typen aangepaste velden zijn beschikbaar:
| Veldtype | Maximum aantal | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Tekstvelden | Maximaal 10 | Leveranciersnaam, materiaaltype, notities, kleur |
| Nummervelden | Maximaal 10 | Bestelpunt, minimale voorraad, batchgrootte |
| Decimale velden | Maximaal 5 | Gewicht, afmetingen, kostprijs |
| Datumvelden | Maximaal 5 | Vervaldatum, laatste inspectiedatum, oogstdatum |
Aangepaste velden verschijnen naast standaardvelden op itemformulieren en kunnen worden opgenomen in tabelkolommen, exports en rapporten. De labels voor aangepaste velden worden geconfigureerd door je beheerder, dus vraag je beheerder waarvoor elk veld in je organisatie wordt gebruikt.